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Una de las industrias que más importancia puede tener en nuestro día a día sin que seamos conscientes de ello es la dedicada al control de calidad de alimentos. Su objetivo final es proteger al consumidor y garantizar que todos los alimentos cumplan con los requisitos de inocuidad y calidad solicitados y establecidos por ley. 

Bioccal, es una de ellas, un laboratorio biológico de control de calidad de alimentos situado en Palma de Mallorca, con más de 20 años de experiencia y formado por profesionales en áreas técnicas y científicos especialistas en auditorías higiénico-sanitarias dirigidas a la hostelería, industrias alimentarias y a todos aquellos establecimientos que requieren la documentación exigida y necesaria para cumplir con la normativa vigente.

RETO

Bioccal ofrece auditorías higiénico sanitarias para verificar la correcta implantación de los sistemas preventivos de calidad. Acuden periódicamente a sus clientes, para rellenar cuestionarios y análisis de alimentos, aguas, superficies de trabajo y formación continua al personal para mejorar la seguridad y la inocuidad de los productos alimenticios de cada una de las empresas. 

Hasta ahora Bioccal trabajaba con un sistema basado en aplicaciones especializadas. Utilizaban el calendario de Outlook, Access, documentos de word o hojas de cálculo para llevar la gestión de su negocio. Estas aplicaciones hacen muy bien tareas específicas, pero no son herramientas que permitan innovar o hacer crecer un negocio, sino que por el contrario:

-No permiten disponer de información integrada

-No disponen de un sistema de movilidad integrado y con información en tiempo real

-Falta de soporte a firmas electrónicas, o documentación gráfica para la realización de informes

-No disponen de un sistema de automatización de procesos.

Estas limitaciones, generaba que en la mayoría de los procesos de la empresa, se estuvieran realizando gran parte de las tareas de forma manual y repetitiva, con los consecuentes costes que implica. Además, esta falta de visibilidad y trazabilidad limitaba la toma de decisiones estratégicas.      

Por ejemplo los técnicos acudían a sus citas con la documentación en papel, hacían fotos con una cámara, y posteriormente cuando llegaban a la oficina o al laboratorio, tenían que montar en un documento word, toda esta información añadida manualmente, y enviar el informe al cliente. En Bioccal vieron que este sistema de trabajo no era óptimo, por eso decidieron incorporar una Plataforma de innovación en su lugar trabajo.  

Contactaron con Sistemas y Redes S.L., partner oficial del programa FileMaker Business Alliance de FileMaker, quien tras un análisis de los requerimientos, les desarrollaron una aplicación a medida que revolucionaría la forma de trabajar de los equipos de trabajo en Bioccal.

Necesitaban un sistema que les permitiera tener una coordinación y trazabilidad completa de toda la información y procesos, desde la recogida de muestras, el estado de la auditoría, las visitas, y administración  y que  además permitiera una automatización y estandarización de los procesos críticos de la empresa. 

LA SOLUCIÓN

Ana Sánchez jefa de proyectos de Sistemas y Redes, S.L. se reunió con el cliente para desarrollar una app personalizada que transformara la forma en la que trabajaban.

Administración, control y más oportunidades de ventas

La gestión de la administración de la empresa ha dado un vuelco desde la incorporación de la app personalizada. Según los servicios que se prestan a cada cliente, la aplicación prevé los presupuestos, facturas y mantenimientos anuales que se efectúan de forma automática, entrando las visitas mensuales de auditoría en el calendario y la recogida de muestras de alimentos programadas en el calendario. 

En cuento el cliente aprueba el presupuesto, automáticamente se convierte en un contrato mensual, en el que la aplicación genera los albaranes y las 12 visitas de auditoría. 

Con la carga de trabajo programada, desde el panel de control de la aplicaciones se puede hacer seguimiento de el estado en el que están las tareas y se asignan repartiéndolas entre los técnicos. 

Toda la información está vinculada en un único lugar, facturación, cobros, liquidez, de manera que a nivel contable, ahora disponen de previsiones de tesorería precisas y reales facilitándoles mucho la gestión.

“En la misma aplicación lo controlo todo, tengo mis propias previsiones de tesorería, dispongo de los listados de facturación por estados, y con esto tengo un control total y una previsión completa.” afirma Beatriz Bonnemaison, gerente de Bioccal.

En el cliente, auditorías y toma de muestras

 Los técnicos ahora acuden al cliente con su dispositivo iPad, donde tienen toda la información del cliente, disponen de todo el histórico de auditorias, y las muestras recogidas en cada una de las visitas anteriores.  La aplicación les permite no sólo tener una visibilidad completa sino que el completo proceso de auditoría ser realiza desde el dispositivo, sin necesitar nada más, a diferencia del sistema de trabajo anterior, donde se hacía uso de papel, y cámara para hacer fotos.  

Ahora los técnicos disponen en sus dispositivos iPad de todos los cuestionarios que deben realizar al cliente, lo que les permite mientas hablan y entrevistan ir generando la información que en el mismo momento se enviará al cliente con las respuestas. Las auditorías no son iguales para todos los clientes, dependiendo del tipo de cliente ( restaurante, catering, cocina de un hotel…). Ahora con la aplicación las auditorías están personalizadas, y las preguntas que aparecen son relevantes para el  tipo de cliente, proporcionando una mejor experiencia tanto para el cliente como para el técnico.

La auditoría se hace mediante plantillas de preguntas y donde mediante desplegables anotan las respuestas. En la misma pantalla se pueden añadir fotos, o poner observaciones.  Una vez finalizada, el cliente firma desde el dispositivo iPad, y se envía de forma automática e inmediata un correo electrónico con el PDF adjunto al cliente.&nbsp

 En esta misma visita, los técnicos recogen muestras de alimentos, aguas, el hecho de disponer del histórico y la información de toma de muestras anteriores, les permite también diversificar, y seleccionar los alimentos a recoger más relevantes, evitando redundancias y repeticiones. Con las muestras pertinentes recogidas, vuelven al laboratorio para su análisis. 

Esta inmediatez y agilidad del proceso, les permite dedicar tiempo a tareas de mayor valor añadido, por ejemplo, proponer servicios adicionales como la realización de cursos de formación sobre una área determinada, que en ese mismo momento, con el cliente, se programa en la agenda de la aplicación.

“Con el mismo número de técnicos, ahora puedo realizar más auditorías, mientras antes tardaba 1 hora y media en generar un informe, ahora es inmediato”. Beatriz Bonnemaison, gerente de Bioccal.

En el laboratorio:

 En el laboratorio la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker también ha implicado cambios significativos en el funcionamiento. Desde allí, tienen un panel personalizado que les permite ver toda la información de las auditorías y ya tienen las muestras introducidas en el sistema. Ahora saben en qué estado están cada una de las muestras en todo momento.

 Para cada muestra, disponen de los parámetros de las normativas de forma automática para la ponderación de los resultados, y una vez contrastado, se vuelve a enviar de forma automática un informe al cliente con los resultados. 

La visibilidad y trazabilidad del trabajo es completa. Ahora se puede controlar el trabajo de laboratorio, tanto por parte de administración como de los mismos técnicos, que desde el dispositivo iPad, pueden visualizar los resultados, estén donde estén. De esta forma, si les llama un cliente, siempre tienen la información actualizada y en tiempo real disponible para atenderles de la forma adecuada. 

BENEFICIOS

• Trazabilidad completa: Tanto gerencia, como administración como los técnicos en campo o en el laboratorio, todos los equipos tiene acceso a la información que necesitan,  desde clientes e históricos, auditorías previas, muestras o resultados de análisis,  permitiéndoles disponer de toda la información verídica, relevante y precisa, en tiempo real. 
• Previsión de tesorería: Especialmente crucial para las pymes, el hecho que el sistema genere facturas y albaranes tras la firma del contrato, o cualquier nueva acción lleva automatizada esa tarea, permite que desde gerencia se tenga una visibilidad no sólo a corto, sino a medio o largo plazo del estado y la previsión de tesorería en un vistazo, mientras con el sistema anterior, debían hacerlo de una forma totalmente manual a base de hojas de cálculo. 
•  Más facturación, menos costes y reducción de tiempos: Cada técnico podía realizar 4 ó 5 auditorías al día con el sistema anterior, ahora con un sistema mucho más eficiente, con el mismo número de técnicos se pueden realizar más auditorías y más precisas, en menos tiempo. Lo que antes tardaban una hora y media de media para realizar los informes de auditoría, ahora lo hacen de forma inmediata, reduciendo tiempos en un 98%. 
• Ventaja competitiva:  En definitiva,  el cliente también es uno de los más beneficiados de este nuevo sistema, ya que se ha agilizado mucho el proceso, ahora les permite tener de forma inmediata el resultado de la auditoría, o conocer la información de sus históricos si así lo necesita. A su vez, Bioccal, dispone de un sistema mucho más ágil y eficiente, que le permite ofrecer una ventaja competitiva respecto a sus competidores.
•  Mejores herramientas de trabajo, más precisas y sostenibles: La aplicación les ha permitido agilizar tareas, automatizando tareas repetitivas, y estandarizando los procesos para evitar duplicidad, de datos y errores con la información integrada e unificada en un único lugar. Además de prácticamente eliminar el uso de papel para un entorno mucho más respetuoso con el medio ambiente

 https://www.filemaker.com/es/solutions/customers/stories/bioccal.html 

Activaclub es un club con 6 gimnasios en España. Ubicados en Valencia, Jerez de la Frontera, Almería y El Puerto de Sta. María. Se caracteriza por poseer la más avanzada tecnología e infraestructuras aplicadas al deporte y un equipo técnico de gran calidad. Dotado de un completo catálogo de actividades dirigidas es un verdadero especialista deportivo.

Sistemas y Redes ha desarrollado las 4 tiendas online que actualmente posee este club para ofrecer productos y servicios a sus clientes. El desarrollo se ha llevado a cabo mediante el CMS PrestaShop, el cual dispone de la posibilidad de añadir módulos que permiten añadir funcionalidades extra a las tiendas.

Climaes es una empresa conformada por un equipo multidisciplinar, joven y dinámico, pero a la vez contamos con la experiencia de los socios-fundadores, adquirida en sus más de 20 años de presencia en el sector.

La empresa se dedica a instalaciones de climatización y de equipos de hostelería para empresas.

Sistemas y Redes ha desarrollado la web mediante el CMS de código abierto Joomla, el cual ha permitido que la web de esta empresa cuente con un formulario de contacto adaptado al RGPD, un diseño atractivo adaptado a smartphones y tablets, un blog donde nuestro cliente puede publicar noticias, artículos de interés y proyectos, apartados descriptivos acerca de los servicios que ofrece esta empresa y un apartado de acceso privado para gestión de documentos.

Hoy en día, Menerga está presente en todos los países europeos, tanto con oficinas de venta y asesoramiento, como con una red de servicio técnico propio. En España, los primeros proyectos se realizaron a partir del año 2000, y el mismo equipo gestor sigue ofreciéndole las mejores soluciones para una climatización eficiente.

Sistemas y Redes ha desarrollado la web vía el CMS de código abierto Joomla, lo que ha permitido que la web cuente con una sección de noticias, un formulario de contacto adaptado al RGPD, diseño adaptado a dispositivos móviles y tablets y diferentes apartados donde se muestran los servicios y productos que ofrece la empresa.

Emdema es una empresa de fumigación, líder en Mallorca, que cuenta con todos los sellos de calidad de su gremio. 14001, 9001, 171210 y EMAS (reglamento europeo).

El personal, más de 25 personas componen la empresa, está altamente cualificado para ofrecer máxima calidad en todos sus servicios. Entre sus principales especialidades están las de, control de plagas, higiene ambiental, legionelosis, fitosanitarios, tratamientos de aves, etc…

Situación anterior: Disponen de varias herramientas para la gestión de sus trabajos, pero éstas no se comunican entre ellas. La contabilidad la llevan con Contaplus y la planificación de intervenciones a través de Excel y un programa de gestión que se les ha quedado corto y anticuado. Muchos controles los llevan a mano y el trabajo se convierte en repetitivo, tedioso, facilitando el error humano y sin estadísticas comparativas.

Requerimientos: Unificar todos los procesos de la empresa, desde inicio a fin, incluyendo contabilidad y analítica financiera. Evitar en lo posible el uso del papel y proveer de sistemas de movilidad que permitan la introducción de datos a tiempo real, tanto de comerciales como de técnicos. Además, les interesa mucho que la aplicación sea abierta para poder ir aumentando las prestaciones de ésta a medida que se vayan añadiendo funcionalidades.

Solución Proyecto: A través de Filemaker se han establecido todos los controles de la gestión diaria del servicio técnico, a través de aplicación de escritorio para la oficina, tablets y teléfonos para la movilidad del personal, que informa a tiempo real de los trabajos y asignaciones que tiene y del servidor Filemaker, usado para la coordinación de todos los procesos, notificación a tiempo real de correos sobre eventos, tareas automatizadas e integridad de los datos creados y almacenados.

Entre los módulos que se han desarrollado están:

• Ficha de artículos, proveedores, clientes, empleados, servicios, etc…
• App para los técnicos, que gestionan a tiempo real las más de 80 intervenciones diarias y mantenimientos pactados, para que el técnico pueda organizarse según ubicación de éste y distancia del cliente. No se imprimen partes, los técnicos lo rellenan todo en la tablet y el cliente firma sobre ésta. Una vez firmado y finalizado el parte, el cliente recibe un correo con un pdf adjunto del trabajo realizado y a la vez, la oficina recibe los datos para poder disponer de la información actualizada a tiempo real y facturar, si procede. Se incorpora módulo fotográfico para que el técnico pueda documentar fotográficamente la instalación. La App está configurada para que el técnico sólo vea su trabajo, mientras que los jefes de departamento puedan ver los trabajos asignados de su grupo.
• Parte de ruta diaria, la cual se va rellenando automáticamente a medida que los técnicos terminan las intervenciones.
• Emisión de certificados que se rellenan automáticamente, evitando que el técnico deba hacerlos a mano.
• Calendario de acciones, el cual se actualiza automáticamente y que sirve de consulta desde la oficina, para saber dónde está el técnico, que acciones ha realizado y a cuál se dirige.
• El servidor está configurado para que envíe recordatorios de, seguimiento de la documentación, incidencias, cobros, llamadas, etc… que evita olvidos y faltas de notificaciones.
• Módulo de asignación de partes directa a los técnicos.
• Módulo de exportación directa a contabilidad con control de fallos y log de transacciones.

Objetivos logrados

• Mayor eficiencia y optimización de los recursos humanos
• Reducir una persona en la plantilla de administración
• Evitar el 90% de los papeles y documentos generados en la administración y procesos técnicos.
• Disponer de estadísticas y previsiones
• Integrar la gestión técnico y comercial con la administración y contabilidad
• Aumentar la comunicación con los clientes.
• Unificación de documentos y marca comercial mejorada

Conclusión

• La implantación fue un rotundo éxito. Se realizó en paralelo a su trabajo diario, sin afectar la producción de la empresa. Dada su sencillez de uso, todos los técnicos se amoldaron muy rápidamente al nuevo sistema. En administración les ha ahorrado un 75% del trabajo diario rutinario y les permite disponer de un “business intelligence” como el que nunca habían tenido.
• Gerencia y dirección están volcados totalmente en la aplicación, pues ven que la potencia de la solución no tiene límites, además de ser muy versátil, escalable y moderna.
• La empresa considera una de las inversiones más acertadas de su historia y si de algo se arrepienten es de no haberlo hecho antes.

http://www.restaurantesbaluard.com/index.php 

En Sistemas y Redes hemos llevado a cabo el desarrollo de la web del Restaurante Es Baluard.

El restaurante Es Baluard cuenta con una web realizada en Joomla, con un diseño bastante característico y elegante al disponer de un menú de navegación fijo a la izquierda, dándole un aspecto carismático y elegante.

La web dispone de galería de imágenes, se adapta a dispositivos móviles y tablets, cuenta con módulo de reservas en 4 idiomas, dispone de un blog donde se publican entradas y un formulario de contacto.

http://activaclub.es/ 

Activaclub es un club con 6 gimnasios en España. Ubicados en Valencia, Jerez de la Frontera, Almería y El Puerto de Sta. María. Se caracteriza por poseer la más avanzada tecnología e infraestructuras aplicadas al deporte y un equipo técnico de gran calidad. Dotado de un completo catálogo de actividades dirigidas es un verdadero especialista deportivo.

En Sistemas y Redes hemos llevado a cabo el desarrollo de la web de Activaclub vía el CMS Wordpress. Cuenta con un apartado para cada centro, formularios online donde los usuarios pueden contactar con los empleados, un diseño atractivo, portfolios con las actividades distribuidas y categorizadas por centros, diseño adaptado a dispositivos móviles y tablets, enlace a su calendario de actividades, etc.

La empresa vinícola más importante de Baleares utiliza las soluciones ICG para optimizar su gestión.

Hace 83 años, el joven ingeniero José Luis Ferrer, que contaba con amplios conocimientos enológicos adquiridos en la ciudad francesa de Burdeos, fundó las bodegas que llevan su nombre. Este emprendedor, nacido en 1903 en Binissalem, fue además pionero en la recuperación de la viña mallorquina, casi desaparecida por la acción de la filoxera.

En la actualidad, la empresa sigue llevando su nombre y está en manos de su nieto José Luis Roses Ferrer siendo una de las bodegas más importantes que existen en Baleares. Cuenta con 105 hectáreas de viñas que abarcan desde las variedades foráneas más reconocidas: Cabernet Savignon, Chardonnay, Syrah y Merlot, hasta las variedades autóctonas: Mantonegro, Callet y Moll, que aportan una marcada personalidad y un exquisito aroma mediterráneo a sus vinos.

Gracias al esfuerzo y la capacidad de superación en el trabajo, vinos conocidos por los mallorquines desde hace varias generaciones, están siendo exportados ahora a mercados importantes como el alemán, japonés, danés o sur coreano, y abriéndose paso en Estados Unidos.

La implantación de las soluciones ICG en Bodegas José Luis Ferrer, llevada a cabo íntegramente por J.Aguiló Sistemas y Redes, partner ICG en Palma de Mallorca, consistió en la instalación de las aplicaciones ICGManager y FrontRetail, con las que llevan a cabo la la gestión de las ventas en la tienda de productos, la contabilidad y finanzas de la empresa, así como el control de las actividades propias de la bodega como mantenimiento y limpieza, y la planificación de visitas y catas. En cuanto al hardware se instalaron los terminales punto de venta táctiles ICG FlatPOS.

Este veterano establecimiento con 54 años de vida, situado en el sur de la isla de Mallorca, administra su negocio con las aplicaciones FrontHotel PMS, FrontRest, Telecomanda e ICGManager

En el sur de la isla de Mallorca, a 4 km del Parque Natural de Mondragó, en la Cala Santanyí, se encuentra el hotel y apartamentos Cala Santanyí. La familia Vicens cumple este año el 54 aniversario al frente de este hotel, inaugurado en 1961, por Jaume Vicens Bonet y Margot Schluhe de Vicens. Tres generaciones coinciden ahora trabajando en el hotel de cuatro estrellas con 24 habitaciones y un edificio de apartamentos, que han sido reformados recientemente. Sus clientes saben valorar el encanto de una casa donde se respira un ambiente familiar. El hotel cuenta con el Ambara Beauty Center, un espacio que ofrece tratamientos relajantes y antiestrés, un servicio de guardería para los más pequeños, así como tres espacios gastronómicos, y ofrece la posibilidad de practicar diferentes actividades deportivas y acuáticas.

J.Aguiló Sistemas y Redes, Partner ICG Software en Palma de Mallorca, implantó la solución completa FrontHotel PMS, que permite gestionar las reservas, servicios y habitaciones, fidelización de clientes, gobernanta y las actividades que proporciona el hotel a sus huéspedes. Por lo que respecta al restaurante es gestionado por la aplicación FrontRest, que permite realizar los cargos a las habitaciones o cobrar directamente a los comensales ocasionales. También utilizan TeleComanda para agilizar y mejorar el servicio de mesas. Finalmente, se instaló la solución ICGManager, que permite integrar y controlar el negocio con un solo software de gestión, centralizando compras, stocks, contabilidad, artículos y clientes.