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Emdema es una empresa de fumigación, líder en Mallorca, que cuenta con todos los sellos de calidad de su gremio. 14001, 9001, 171210 y EMAS (reglamento europeo).

El personal, más de 25 personas componen la empresa, está altamente cualificado para ofrecer máxima calidad en todos sus servicios. Entre sus principales especialidades están las de, control de plagas, higiene ambiental, legionelosis, fitosanitarios, tratamientos de aves, etc…

Situación anterior: Disponen de varias herramientas para la gestión de sus trabajos, pero éstas no se comunican entre ellas. La contabilidad la llevan con Contaplus y la planificación de intervenciones a través de Excel y un programa de gestión que se les ha quedado corto y anticuado. Muchos controles los llevan a mano y el trabajo se convierte en repetitivo, tedioso, facilitando el error humano y sin estadísticas comparativas.

 

Requerimientos: Unificar todos los procesos de la empresa, desde inicio a fin, incluyendo contabilidad y analítica financiera. Evitar en lo posible el uso del papel y proveer de sistemas de movilidad que permitan la introducción de datos a tiempo real, tanto de comerciales como de técnicos. Además, les interesa mucho que la aplicación sea abierta para poder ir aumentando las prestaciones de ésta a medida que se vayan añadiendo funcionalidades.

Solución Proyecto: A través de Filemaker se han establecido todos los controles de la gestión diaria del servicio técnico, a través de aplicación de escritorio para la oficina, tablets y teléfonos para la movilidad del personal, que informa a tiempo real de los trabajos y asignaciones que tiene y del servidor Filemaker, usado para la coordinación de todos los procesos, notificación a tiempo real de correos sobre eventos, tareas automatizadas e integridad de los datos creados y almacenados.

Entre los módulos que se han desarrollado están:

  • Ficha de artículos, proveedores, clientes, empleados, servicios, etc…
  • App para los técnicos, que gestionan a tiempo real las más de 80 intervenciones diarias y mantenimientos pactados, para que el técnico pueda organizarse según ubicación de éste y distancia del cliente. No se imprimen partes, los técnicos lo rellenan todo en la tablet y el cliente firma sobre ésta. Una vez firmado y finalizado el parte, el cliente recibe un correo con un pdf adjunto del trabajo realizado y a la vez, la oficina recibe los datos para poder disponer de la información actualizada a tiempo real y facturar, si procede. Se incorpora módulo fotográfico para que el técnico pueda documentar fotográficamente la instalación. La App está configurada para que el técnico sólo vea su trabajo, mientras que los jefes de departamento puedan ver los trabajos asignados de su grupo.
  • Parte de ruta diaria, la cual se va rellenando automáticamente a medida que los técnicos terminan las intervenciones.
  • Emisión de certificados que se rellenan automáticamente, evitando que el técnico deba hacerlos a mano.
  • Calendario de acciones, el cual se actualiza automáticamente y que sirve de consulta desde la oficina, para saber dónde está el técnico, que acciones ha realizado y a cuál se dirige.
  • El servidor está configurado para que envíe recordatorios de, seguimiento de la documentación, incidencias, cobros, llamadas, etc… que evita olvidos y faltas de notificaciones.
  • Módulo de asignación de partes directa a los técnicos.
  • Módulo de exportación directa a contabilidad con control de fallos y log de transacciones.

 

 

Objetivos logrados

  • Mayor eficiencia y optimización de los recursos humanos
  • Reducir una persona en la plantilla de administración
  • Evitar el 90% de los papeles y documentos generados en la administración y procesos técnicos.
  • Disponer de estadísticas y previsiones
  • Integrar la gestión técnico y comercial con la administración y contabilidad
  • Aumentar la comunicación con los clientes.
  • Unificación de documentos y marca comercial mejorada

 

Conclusión

  • La implantación fue un rotundo éxito. Se realizó en paralelo a su trabajo diario, sin afectar la producción de la empresa. Dada su sencillez de uso, todos los técnicos se amoldaron muy rápidamente al nuevo sistema. En administración les ha ahorrado un 75% del trabajo diario rutinario y les permite disponer de un “business intelligence” como el que nunca habían tenido.
  • Gerencia y dirección están volcados totalmente en la aplicación, pues ven que la potencia de la solución no tiene límites, además de ser muy versátil, escalable y moderna.
  • La empresa considera una de las inversiones más acertadas de su historia y si de algo se arrepienten es de no haberlo hecho antes.
Publicado en Filemaker
Gracias a la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, hemos conseguido unificar todos los procesos de la empresa, esto nos ha permitido ser más eficientes, y reducir un 70% el uso de papel y documentación
Jaime MairataDirector Gerente - Industrias Mairata

El trabajo del metal, es probablemente uno de las actividades de la industria más antiguas que existen. La carpintería de aluminio tiene múltiples ventajas, entre ellas su fácil mantenimiento, sus averías son mínimas, es un material noble, resistente y además respetuoso con el medio ambiente ya que precisa de un bajo coste energético para su fabricación, no es tóxico, y es reciclable.

Lo sabe bien, Industrias Mariata S.L. empresa fundada en 1993, con una gran y exitosa trayectoria en el sector. Su vocación de innovación en productos dedicados a la arquitectura, les ha permitido consolidarse como un referente sólido en carpintería de diseño a nivel nacional. Desde 2009 han apostado por incorporar en sus procesos de trabajo una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, lo que les ha permitido unificar todos los procesos de la empresa de principio a fin; dotándoles de un sólido sistema de movilidad que les permite la entrada de datos en tiempo real.

El 100% del montaje se realiza mediante dispositivo iPad, no utilizamos absolutamente nada de papel.
Manolo GalludoJefe de Proyectos - Industrias Mairata

Jaime Mairata tuvo claro que una parte del éxito de la empresa pasaba por una automatización e unificación de todos los procesos del negocio. Fue así cuando inició en 2009 su colaboración con el Partner Sistemas y Redes, miembro oficial del programa FileMaker Business Alliance, quienes gracias a su experiencia y conocimiento en la Plataforma FileMaker, consiguieron dar un giro de 360º, y completar un reto que a priori parecía imposible: pasar en poco tiempo de una gestión de procesos totalmente manual a  digitalizar y automatizar absolutamente todos los procesos, de principio a fin, consolidando la empresa como firme referente en su sector. 

https://www.filemaker.com/es/solutions/customers/stories/industrias-mairata.html 

http://economiademallorca.com/not/15743/industrias-mairata-toma-el-control-de-sus-procesos/ 

Publicado en Filemaker

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