Emdema es una empresa de fumigación, líder en Mallorca, que cuenta con todos los sellos de calidad de su gremio. 14001, 9001, 171210 y EMAS (reglamento europeo).
El personal, más de 25 personas componen la empresa, está altamente cualificado para ofrecer máxima calidad en todos sus servicios. Entre sus principales especialidades están las de, control de plagas, higiene ambiental, legionelosis, fitosanitarios, tratamientos de aves, etc…
Situación anterior: Disponen de varias herramientas para la gestión de sus trabajos, pero éstas no se comunican entre ellas. La contabilidad la llevan con Contaplus y la planificación de intervenciones a través de Excel y un programa de gestión que se les ha quedado corto y anticuado. Muchos controles los llevan a mano y el trabajo se convierte en repetitivo, tedioso, facilitando el error humano y sin estadísticas comparativas.
Requerimientos: Unificar todos los procesos de la empresa, desde inicio a fin, incluyendo contabilidad y analítica financiera. Evitar en lo posible el uso del papel y proveer de sistemas de movilidad que permitan la introducción de datos a tiempo real, tanto de comerciales como de técnicos. Además, les interesa mucho que la aplicación sea abierta para poder ir aumentando las prestaciones de ésta a medida que se vayan añadiendo funcionalidades.
Solución Proyecto: A través de Filemaker se han establecido todos los controles de la gestión diaria del servicio técnico, a través de aplicación de escritorio para la oficina, tablets y teléfonos para la movilidad del personal, que informa a tiempo real de los trabajos y asignaciones que tiene y del servidor Filemaker, usado para la coordinación de todos los procesos, notificación a tiempo real de correos sobre eventos, tareas automatizadas e integridad de los datos creados y almacenados.
Entre los módulos que se han desarrollado están:
- Ficha de artículos, proveedores, clientes, empleados, servicios, etc…
- App para los técnicos, que gestionan a tiempo real las más de 80 intervenciones diarias y mantenimientos pactados, para que el técnico pueda organizarse según ubicación de éste y distancia del cliente. No se imprimen partes, los técnicos lo rellenan todo en la tablet y el cliente firma sobre ésta. Una vez firmado y finalizado el parte, el cliente recibe un correo con un pdf adjunto del trabajo realizado y a la vez, la oficina recibe los datos para poder disponer de la información actualizada a tiempo real y facturar, si procede. Se incorpora módulo fotográfico para que el técnico pueda documentar fotográficamente la instalación. La App está configurada para que el técnico sólo vea su trabajo, mientras que los jefes de departamento puedan ver los trabajos asignados de su grupo.
- Parte de ruta diaria, la cual se va rellenando automáticamente a medida que los técnicos terminan las intervenciones.
- Emisión de certificados que se rellenan automáticamente, evitando que el técnico deba hacerlos a mano.
- Calendario de acciones, el cual se actualiza automáticamente y que sirve de consulta desde la oficina, para saber dónde está el técnico, que acciones ha realizado y a cuál se dirige.
- El servidor está configurado para que envíe recordatorios de, seguimiento de la documentación, incidencias, cobros, llamadas, etc… que evita olvidos y faltas de notificaciones.
- Módulo de asignación de partes directa a los técnicos.
- Módulo de exportación directa a contabilidad con control de fallos y log de transacciones.
Objetivos logrados
- Mayor eficiencia y optimización de los recursos humanos
- Reducir una persona en la plantilla de administración
- Evitar el 90% de los papeles y documentos generados en la administración y procesos técnicos.
- Disponer de estadísticas y previsiones
- Integrar la gestión técnico y comercial con la administración y contabilidad
- Aumentar la comunicación con los clientes.
- Unificación de documentos y marca comercial mejorada
Conclusión
- La implantación fue un rotundo éxito. Se realizó en paralelo a su trabajo diario, sin afectar la producción de la empresa. Dada su sencillez de uso, todos los técnicos se amoldaron muy rápidamente al nuevo sistema. En administración les ha ahorrado un 75% del trabajo diario rutinario y les permite disponer de un “business intelligence” como el que nunca habían tenido.
- Gerencia y dirección están volcados totalmente en la aplicación, pues ven que la potencia de la solución no tiene límites, además de ser muy versátil, escalable y moderna.
- La empresa considera una de las inversiones más acertadas de su historia y si de algo se arrepienten es de no haberlo hecho antes.
